Home Onderwerpen Zoek Over ons Doneer Contact

KennisManagement in een Semantisch Web

door: dr. Albert Benschop

Kennismanagement als kritische succesfactor

Voorlopers

Traditioneel en transformationeel kennismanagement
Creatie | Integratie | Verspreiding

Activiteiten en technologieën

Kennisproces en ontologieën

    Referenties

Verwante teksten
button De toekomst van het semantisch web
button Virtuele Organisatie & Communicatie
button Zoeken naar Kwaliteit
button Telewerk
button Telemanagement

Kennismanagement als kritische succesfactor

"Knowledge managemant is the Holy Grail of the modern company, much rumored but rarely found. Many software solutions - from document management and data mining to search engines and portals - have claimed to be the key, only to fail" [Edward Prewitt, in A Growing Body of Knowledge, CIO Magazine Feb. 15, 2001].

 
Kennis is één van de belangrijkste factoren voor het succes van een onderneming. Kennis speelt een cruciale rol in het concurrerend vermogen van ondernemingen. Het aansturen en beheren van bedrijfsspecifieke kennis is gericht op het beschikbaar stellen van het intellectuele bedrijfskapitaal aan personen die bepalend zijn voor het succes of falen van een bedrijf. Kennismanagement is een kritische succesfactor geworden voor ondernemingen. Dit heeft verschillende redenen:

  1. Lenige managementsstructuren vertrouwen op besluitvorming op alle organisationele niveaus.

  2. Technische, organisatorische en maatschappelijke ontwikkelingen stellen nieuw eisen die aan producten en diensten en de wijze waarop kennis en vaardigheden georganiseerd moeten worden. Deze permanente innovatieve druk vereist een slimme combinatie van kennis en ervaring die binnen de organisatie wordt verspreid en gedeeld. De krappe schema's voor productontwikkeling vereisen een hechte integratie en beheer van kennis van diverse afdelingen.

  3. Snel veranderende markten vereisen actuele gegevens over klantengedrag en over strategische activiteiten van concurrenten.

Deze en andere factoren hebben ertoe bijdragen dat bedrijven steeds meer belang zijn gaan hechten aan de ordening en verspreiding van de kennis die zij in huis hebben en aan de verwerving van nieuwe kennis.

Kennismanagement is per definitie een interdisciplinaire activiteit. Het impliceert personeelsbeleid, structuur en cultuur van de organisatie, en de informatietechnologie waarmee gewerkt wordt. Kennismanagement kan het concurrentievermogen van de onderneming alleen maar versterken door de technologische aspecten volledig te integreren met de menselijke en organisationele aspecten. Applicaties van kennismanagement moeten ingebed worden in organisationele structuren die organisationeel leren mogelijk maken.

Informatietechnologie is dus geen wondermiddel. Informatietechnologie is een cruciale succesfactor, maar niet de meest belangrijke. Als men geen aandacht besteed aan het beheer van organisationele en menselijke bronnen zal een informatietechnologische oplossing geen succes hebben.

Tacit Knowledge
Expliciete kennis is kennis die propositioneel geformuleerd en geëxternaliseerd kan worden. Tacit knowledge is ingebed in de handelings- en denkpatronen van mensen. “Kennis wordt gecreëerd in de interactie van expliciete en stille kennis” [Nonoka]. Het scheppen van nieuwe kennis begint met mensen die hun interne kennis delen door ze met anderen te socialiseren of door ze in digitale of analoge vorm te articuleren. Andere mensen internaliseren vervolgens die gedeelde kennis waardoor zij nieuwe kennis opdoen. Tenslotte delen zij hun nieuwe kennis met anderen en begint het proces van vorenafaan.
Kennismanagement is een begrip waarin een onderneming de kennis van individuen en groepen in de hele organisaties zodanig verzamelt, organiseert, deelt en analyseert dat hierdoor de prestatie direct wordt be´nvloed. Kennismanagement integreert expliciete kennis en 'tacit knowledge' welke niet propositioneel geformuleerd kan worden. Juist deze de integratie van informele, semiformele en formele kennis maakt wordt de toegang tot die kennis verbeterd, wordt het mogelijk om kennis te delen en wordt hergebruik gefaciliteerd.

Al deze kennis moet worden gemodelleerd (gestroomlijnd en geoptimaliseerd), gestructureerd en onderling verbonden. Om de door een groep mensen gedeelde kennis te formaliseren, wordt gebruik worden gemaakt van ontologieën. Ontologieën zijn de lijm die afzondelijke kennisprocessen bijeen houdt; zij leggen structurele verbindingen tussen de kennisprocessen van afzonderlijke personen, van productie- en beheersafdelingen, en van diverse organisationele lagen.

Ontologieën openen de weg van een document-gerichte visie op kennismanagement naar een inhoud-gerichte visie, waar kenniselementen met elkaar worden verbonden, gecombineerd en gebruikt.

Kennismanagement is gericht op het brengen van de juiste informatie, in de juiste contekst, bij de juiste persoon, op het juiste tijdstip, voor de juiste zakelijke redenen, zodat deze de beste beslissing kan nemen. Met behulp van kennismanagement probeert de organisatie manieren te vinden om individuen hun kennis te laten delen met anderen zodat de hele organisatie er baat bij heeft. Het doel van kennismanagement is het faciliteren van een innovatieve praktijk op organisationeel niveau door het ondersteunen van samenwerking en communicatie tussen kenniswerkers in hetzelfde domein en tussen domeinen.

In modern kennismanagement verschuift de nadruk van afzonderlijke informatie naar de formele en informele processen waarin informatie wordt gebruikt. De nieuwe praktijken van kennismanagement zijn meer gericht op het veranderen van het organisatieklimaat richting lerende organisatie. Ondernemingen proberen te identificeren wat voor typen kennis zij 'in huis hebben' en wat zij voor kennis nodig hebben om te groeien en rendabel te blijven. Juist hieruit blijkt hoe belangrijk de functie is van het managen van document en inhoudelijke kennis. Door de evolutie van de ondernemingsportalen wordt kennis direct op de desktop gebracht, hetgeen de effectieve zakelijke besluitvorming heeft gerevolutioneerd.

Index Voorlopers van kennismanagement

De praktijken die verbonden zijn met kennismanagement hebben hun wortels in een grote verscheidenheid van disciplines en domeinen. Dat is waarschijnlijk de belangrijkste reden dat er nog geen omvattende theorie van kennismanagement is ontwikkeld. Lang voor het ontstaan van het internet en intranet werd onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de opslag en ontsluiting van kennis op een intelligente en efficiënte wijze te organiseren. We zouden de voorgeschiedenis van KM kunnen laten beginnen aan het eind van de Tweede Wereldoorlog.

In juli 1945 schreef Vannevar Bush in het tijdschrift The Atlantic Monthly een artikel met als titel: As We May Think. Daarin introduceerde hij de fundamentele concepten die later bekend zouden worden als hypertekst. Bush maakte zich zorgen om de toenemende discrepantie tussen de enorme 'store of knowledge' die de mensheid inmiddels heeft opgebouwd en de gebrekkige instrumenten om toegang te krijgen tot deze kennis. Bush keek eerst naar de manier waarop ons denken werkt en komt tot de conclusie dat wij vooral associatief denken. Terwijl we over het ene thema nadenken springen onze gedachten onmiddellijk naar het volgende thema dat ons door gedachtenassociatie wordt gesuggereerd. Bush beseft dat men dit mentale proces niet volledig kunstmatig kan dupliceren, maar dringt er wel op aan dat we hiervan iets moeten leren. Hij bedacht dat het mogelijk was om het principe van 'selectie door associatie' te mechaniseren. Dit bracht Bush tot de ontdekking van een systeem voor het associatief verbinden van informatie, de 'memex' (memory extension):

Het is nog niet meer dan een gedachtenexperiment, maar wat Bush voor ogen stond was een moderne PC gecombineerd met een geavanceerd hypertekst softwareprogramma. De manier waarop hij het gebruik van deze memex omlijnt is een perfecte beschrijving van de manier waarop de huidige lezer zich door een hypertekst beweegt.

In de traditie van de managementtheorie werd vanaf de jaren zeventig gewezen op de toenemende betekenis van informatie en expliciete kennis als organisationele bronnen (Peter Drucker en Paul Strassmann). Daarbij werden vooral de culturele aspecten van kennismanagement benadrukt. Organisaties die wilden overleven moesten 'lerende organisaties' (Senge) worden. In studies over de verspreiding van innovatie werden nieuwe inzichten ontwikkeld in de wijze waarop kennis binnen organisaties wordt geproduceerd, gebruikt en verspreid (Everett Rogers, Thomas Allen).

De onderkenning van de groeiende betekenis van organisationele kennis ging gepaard met een bezorgdheid over de manier waarop de exponentiële groei in de hoeveelheid beschikbare kennis beheerd zou kunnen worden. De computertechnologie heeft sterk bijgedragen aan de informatie-overvloed. Tegen het eind van de jaren tachtig werden de eerste pogingen gedaan om de computertechnologie ook te gebruiken om het probleem van de informatie-overvloed op te lossen. Er werden systemen voor kennismanagement ontwikkeld die gebruik maakten van hypertekst en waarmee groepsactiviteiten ondersteund konden worden ('groupware'). De systemen voor het beheren van kennis konden steunen op werk dat op het terrein van de kunstmatige intelligentie en expertsystemen was verricht (met name computergebaseerde ontologiën).

In de jaren negentig begonnen een aantal management-adviesbureaus met eigen programma's voor kennismanagement. Steeds meer bedrijven gingen ertoe over om programma's voor kennismanagement in te voeren. Vanaf het midden van de jaren negentig zette deze trends zich versneld door, vooral dankzij het internet en intranet. Overal ontstonden nieuwe organisaties en professionele netwerken die zich specialiseerden op kennismanagement. Voor grote internationale adviesbureaus zoals Ernst & Young en Arthur Anderson werd kennismanagement een belangrijke bron van inkomsten.

Index Traditioneel en transformatief kennismanagement

Kennismanagement is het beleidsmatig en planmatig genereren, modificeren, verspreiden en inzetten van de kennis die voor een organisatie noodzakelijk is om haar taken goed te kunnen uitvoeren. Bij de introductie van kennismanagement volgden veel bedrijven een pragmatische, op documenten gerichte koers. De stappen van het kennisproces —creëren, importeren, verzamelen, ontsluiten en gebruiken— zijn daarbij nauwelijks aan elkaar verbonden. De meeste activiteiten van kennismanagement steunen technologisch gezien op databanken en het internet. Kennis werd aanvankelijk in databanken opgeslagen als eenvoudige tabellen (relationele databanken) of semigestructureerde tekst (zoals in Lotus Notes). Het gebruik van geavanceerde systemen van kennisrepresentatie, zoals Classic, Loom, G2 of KM Studio, is kwam traag op gang, maar is inmiddels bijna algemeen geaccepteerd.

Index


Creatie
Gesloten informatiesystemen
Traditionele informatiesystemen zijn gesloten systemen die antwoorden op vragen opslaan die zich tijdens het werk kunnen voordoen. Dit gaat uit van de vooronderstelling dat kenniswerkers taken verrichten die geanticipeerd en beschreven zijn. Deze vooronderstelling is een barrière voor innovatie, omdat het kenniswerkers verhindert hun nieuwe ideeën te delen met hun collega’s. Gesloten systemen geven gemeenschappen geen controle over hun eigen kennis, maar creëren een kloof tussen creatie en integratie. Daarom gebeuren innovaties buiten systemen, en de systemen bevatten informatie die chronisch verouderd is en die de arbeidsvisie van een buitenstaander reflecteren.
Het doel van traditioneel KM is het opslaan van informatie uit het verleden zodat de lessen niet vergeten zullen worden. Het impliceert dat toekomstige informatiebehoeften hetzelfde zullen zijn als die uit het verleden. De traditionele benadering van KM gaat ervan uit dat het belangrijkste thema voor kenniswerkers is om de ‘antwoorden’ te vinden in het organisationeel geheugen dat van toepassing zijn op op een actueel probleem. Kenniswerkers wordt behandeld als passieve ontvangers van informatie. In traditionele benaderingen van KM verzamelt en structureeert het management in inhoud van het organisationeel geheugen als een kant en klaar product tijdens het ontwerp (dus voordat het organisationeel geheugen wordt geïmplementeerd) en verspreid vervolgens het product. Deze benadering is top-down en veronderstelt dat het management de kennis schept en dat kenniswerkers deze ontvangen.

Modificatie van informatiesystemen
Ervaren professionals veranderen in de loop der tijd hun werkpraktijken en er komt telkens nieuwe informatie beschikbaar. Wanneer gebruikers een informatiesysteem zelf niet kunnen wijzigen om nieuwe praktijken en nieuwe informatie te ondersteunen, dan worden zij opgesloten in oude gebruikspatronen, of zij verlaten het systeem voor een ander dat een betere ondersteuning geeft van hoe zij willen werken.
In transformationeel KM worden kenniswerkers opgevat als reflectieve practici, die proberen slecht-gedefinieerde problemen te begrijpen en op te lossen. Leren is intrinsiek probleemoplossing: problemen zijn geen gegeven, maar moeten worden ingekaderd en opgelost als een unieke uitdaging. Het organisationele geheugen bevat nooit alle kennis die vereist is om dergelijke problemen op te lossen. Daarom moeten kenniswerkers zelf nieuwe kennis creëren. De kern van deze transformationele benadering van KM is dat kenniswerkers en niet managers kennis creëren tijdens gebruik en dat kennis een neveneffect van werk is.

Index


Integratie
Verdrinken in informatie
In KM wordt veel aandacht besteed aan het codificeren en opslaan van kennis. Kenniswerkers worden uitgerust met documenten zoals gebruikershandleidingen en online hulpsystemen die duizenden pagina's met informatie bevatten. Het is tijdverspilling om al deze documenten van begin tot eind te lezen. Veel informatie is nog niet relevant of actueel. Tegen de tijd dat die informatie wel noodzakelijk is, is deze al weer vergeten. We hebben nu eenmaal meer informatie beschikbaar dan we tijd hebben om deze allemaal te begrijpen en toe te passen. Tegelijkertijd wordt het steeds belangrijker om informatie te vinden die relevant is voor de taak waaraan we werken. KM moet de informatie bieden die kenniswerkers nodig hebben, wanneer zij deze nodig hebben.
Een organisationeel geheugen vervult twee rollen. Ten eerste is het een informatiebron die kenniswerkers kunnen helpen om de problemen die zij tegenkomen te begrijpen. Ten tweede is het een vergaarbak/reservoir voor nieuwe informatie en kennis die tijdens het werk zijn opgedaan. In het traditionele KM stellen kennisingenieurs zorgvuldig een kennisbank samen die periodiek wordt geactualiseerd. In transformationeel KM is organisationeel geheugen een voortdurend evoluerende informatieruimte die direct wordt gevoed door de kennis die tijdens het werk wordt opgedaan. Informatiebanken en organisationele geheugens zijn geen grote, ondoordringbare 'write-only' opslagplaatsen. Zij zijn actief geïntegreerd in het arbeidsproces en de sociale praktijken van de gemeenschap die ze construeren.

Hoewel de problemen die kenniswerkers tijdens het werk moeten oplossen zijn altijd in bepaalde aspecten uniek, lijken zij ook vaak op problemen die al eerder opgelosd zijn. De uitdaging voor kennisintegratie is om zodanige verbindingen te maken tussen oude en nieuwe kennis dat het vermogen van het organisationeel geheugen om kenniswerkers te informeren wordt versterkt. In traditioneel KM was dit de taak van de kennisingenieur, in transformationeel KM doen de gebruikers dit permanent.

Kennisintegratie omvat twee taken:

  1. Het generaliseren van begrippen. Conceptuele generalisatie is het verbinden van informatie uit de ene contekst met informatie uit een andere contekst.

  2. Het formaliseren van representaties. Representationele formalisatie is het omzetten van informatie in een vorm die voor computerprogramma's toegankelijk en interpretabel is.
Deze beide taken vereisen een inspanning die uitgaat boven wat kenniswerkers als hun kernverantwoordelijkheid zien. Begripsmatige generalisatie vereist een begrip van het domein, terwijl formalisering vereist dat men domeinconcepten kan omzetten in de formaliseringen van de systeemvereisten.

Index


Verspreiding
Ondernemings- en domeinspecifieke kennis en informatie wordt in een bepaalde vorm opgeslagen in het organisationele geheugen. Door kenniswerkers toegang te bieden tot dit organisationele geheugen zijn zij beter in staat om de werkgerelateerde problemen op te lossen. Het traditionele kennismanagement veronderstelt dat kenniswerkers repetetieve en voorspelbare taken uitvoeren en verspreid daarom deze geaccumuleerde kennis via training in klaslokalen of gedrukte referentiedocumenten. Daarbij worden leren en werken gescheiden. Zij gebruiken meestal informatietechnologieën om informatie te verspreiden (zoals email, nieuwsgroepen of p2p) of om zoekbare databanken te bieden.

In het transformationele perspectief zijn de specifieke informatiebehoeften van kenniswerkers onvoorspelbaar. De behoefte aan informatie komt voort uit specifieke situaties die ontstaan uit de poging van kenniswerkers om een probleem te begrijpen. De contekst van probleemoplossing bepaalt de informatievraag en biedt de contekst voor leren. Kenniswerkers krijgen informatie in de contekst van hun werk, niet in het klaslokaal. Informatie-op-vraag (en 'just-in-time') integreert leren en werken, omdat de behoefte aan leren vanuit het werk ontstaat en het leren plaatsvindt binnen de contekst van de werksituatie.

  Traditioneel perspectief Transformationeel perspectief
Creatie Specialisten (bijv. kennisingenieurs) Iedereen (bijv. mensen doen het werk), coöperatieve activiteit
Integratie Bij ontwerptijd (voor implementatie van systeem) Bij gebruikstijd (een voortdurend proces)
Verspreiding Lezing, uitzending, klaslokaal, gedecontekstualiseerd Op aanvraag, integratie van leren en werken,
relevant voor taken, gepersonaliseerd
Leerparadigma Kennisoverdracht Kennisconstructie
Taken Systeem gestuurd (canoniek) Gebruiker of taak gestuurd
Sociale structuren Individuen in hiërarchische structuren,
communicatie primair top-down
'Communities of practice', communicatie primair peer-to-peer
Werkstijl Standaardiseer Improviseer
Informatieruimtes Gesloten, statisch Open, dynamisch
Breakdowns Fouten moeten vermeden worden Kansen voor innovatie en leren

Index Activiteiten en technologieën

De laaste jaren worden er veel software oplossingen geboden voor kennismanagement. Zij claimen allemaal dat zij dé oplossing bieden voor praktisch alle problemen van het bedrijfsintern beheer van kennis. In werkelijkheid is het succes van kennismangement vooral een kwestie van intelligent combineren van verschillende typen software, ingebed in een lenige organisatie- en personeelsstrategie.

Modern kennismanagement omvat diverse activiteiten en technologieën:

  1. Document/inhoud management ['Document management systemen'; 'Data warehousing']
    De meeste bedrijven verzamelen en genereren kennis in de vorm van documenten. Een document management systeem stelt kenniswerkers in staat om bestaande documenten te vinden die relevant zijn voor de taak die verricht moet worden. Het zijn zoeksystemen en systemen voor informatieontsluiting die in het intranet van de organisatie zijn ingebed. Dergelijke systemen hebben een aantal voordelen. Ten eerste wordt er minder tijd besteed aan het behandelen van individuele papieren documenten. Ten tweede zijn er kostenbesparingen doordat er minder arbeidstijd besteed hoeft te worden aan het produceren en archiveren van updates en wijzigingen van documenten, en omdat er veel minder papier in de organisatie wordt verspreid. Tenslotte wordt de beschikbaarheid van informatie aanzienlijk verbeterd. De meest actuele informatie kan ten alle tijd en snel worden gevonden.

    Helaas zijn documenten en de kennis die zij bevatten afhankelijk van de gebruikte software, het computerplatform, of de technologische omgeving waarin zij worden gemaakt. Omdat bedrijven telkens nieuwe, anderssoortige technologieën gebruiken doemt het probleem van kennisisolatie op. Het gevolg van deze technologische dispariteit is dat het moeilijker wordt om kennis te vinden, te ontsluiten of te (her)gebruiken. Daarom wordt gezocht naar een nieuwe benadering waarmee kennis uit alle systemen en toepassingen kan worden beheerd.

  2. Zoeken en ontsluiten
    Nieuwe zoektechnologieën maken het mogeljk om met behulp van waarschijnlijkheidstheorie en algoritmes voor patroonvergelijking verwantschappen ('similarities') te identificeren in ongestructureerde informatie (in teksten, spreadsheets, PowerPoint slides, discussiefora enz.) die mensen meestal wel begrijpen maar computers meestal niet kunnen verwerken. Daarbij is het niet eens nodig om tags aan de gegevens te verbinden.

  3. Discussiefora ['Groupware'; P2P technologie; Messaging]
    De technologieën die voor discussiefora worden gebruikt, worden meestal samengevat onder de papaplu van de 'groupware'. Groupware is een van krachtige informatiepakhuizen (opslagplaatsen) die een kader bieden voor samenwerking. Groupware is een geschikt platform voor het scheppen, delen, verspreiden en bewerken van kennis.

    Peer-to-peer technologieën zijn een krachtig wapen waarmee mensen volledig gedecentraliseerd met elkaar kunnen commuceren en informatie, gegevens, kennis kunnen uitwisselen. Zoals P2P computeromgevingen technologisch in staat zijn om de kracht van de processor en het geheugen van vele computers te combineren (zie het P2P-gebruik in SETI@home, een groep welke de buitenaardse intelligentie in kaart brengt door het analyseren van de signalen die door telescopen zijn ontvangen), zo zijn de P2P uitwisselingsomgevingen sociaal in staat om de kennis en informatie van gebruikers zelf bijeen te brengen in een zodanige vorm dat ook anderen daarvan kunnen profiteren.

    Middels een discussiefora en bedrijfsinterne p2p-uitwisselingssystemen kan kennisverspreiding binnen de organisatie worden bevorderd. Kenniswerkers schrijven zich in bij fora of p2p-systemen die relevant zijn voor hun taken, wisselen vragen en antwoorden uit, geleerde lessen, aankondigingen, en bedrijfsinterne roddel.

  4. Expertise management systemen
    Met een systeem voor expertise management ('capability management') krijgt een organisatie inzicht in wie wat weet. Het is in feite een databank met gestructureerde CV's. Het doel is om mensen bijeen te brengen door de koppeling tussen de behoefte aan deskundigheid van de een met de geregistreerde vaardigheden van een ander.

    Vage Logica tussen Nauwkeurigheid en Relevantie
    Veel complexe verschijnselen lenen zich niet tot een scherpe, op klassieke logica en de verzamelingen-leer gebaseerde analyse. Bij het zoeken naar zeer complexe problemen bereikt men al snel een niveau waarboven nauwkeurigheid en relevantie elkaar tegenwerken. Wanneer dat het geval is wordt de oplossing gezocht in het opgeven van de nauwkeurigheid en het tolereren van imprecisie en partiële zekerheden. Zoekmachines die een 'fuzzy logic' bij het zoeken toestaan zijn gebaseerd op nieuwe modellen voor het representeren van imprecisie en onzekerheid. Vanuit mathematisch optiek is fuzzy logic een subset van conventionele (Booleaanse) logica welke is uitgebreid om te kunen omgaan met het begrip partiële waarheid (waarheidswaarden tussen 'volledig waar' en 'volledig onwaar'). De fuzzy logic werd geïtroduceerd door Lotfi Zadeh (Universiteit van California Berkeley) in de jaren '60 van de vorige eeuw.

  5. Kennisbank met geleerde lessen
    Door 'geleerde lessen' in een databank op te slaan kunnen kenniswerkers profiteren van ervaringen uit het verleden. Zij kunnen die ervaring opslaan als gestructureerde casus. Zo'n kennisbank kan op geavanceerde wijze worden ondervraagd, inclusief 'fuzzy' ontsluiting van gelijksoortige cases.

  6. Beslissingsondersteunende systemen
    Steeds meer aspecten van de besluitvormingsprocessen binnen organisaties kunnen worden ondersteund door slimme software. Dit geldt niet alleen voor het ordenen van en discussiëren over beslissingsalternatieven, maar ook voor de feitelijke besluitvormingsprocessen en de controle over de uitvoering daarvan. Decision Support Systems (DSS) zijn interactieve computer-gebaseerde systemen die ontworpen zijn om besluitvormers te helpen bij het gebruik communicatietechnologieën, gegevens, documenten, kennis en/of modellen om problemen te identificeren en op te lossen en om beslissingen te nemen.

    De informatie-explosie heeft ertoe geleid dat mensen dreigen te stranden tussen een oceaan van louter feitelijke informatie en een baken van werkelijk begrip. Om dit te voorkomen moeten bedrijfsleidingen én personeel leren omgaan met de diverse omvangrijke informatiestromen die op hen afkomen. Zij moeten de vaardigheid verwerven om te bepalen welke informatie zij nodig hebben, wanneer zij die informatie nodig hebben en in welke vorm zij informatie nodig hebben. Om ervoor te zorgen dat hun ondernemingen ook in de toekomst competitief blijven, hebben managers en personeel betere informatie nodig. Meer informatie is niet het antwoord, tenzij dit relevante informatie is. DSS faciliteert slim gebruik van geschikte informatie.

  7. Intelligent agents
    Intelligent agents zijn de slimme digitale assistenten die volledig op de hoogte zijn van en rekening houden met de persoonlijke wensen van zijn gebruiker. Voor mensen die op zoek zijn naar informatie is het een persoonlijke bibliothecaris, voor mensen die zoeken naar specifieke begrippen of relaties is het een onderzoeksassisten die relatief autonoom op zoek gaat naar de gewenste kennisbestanden. Elke kenniswerker kan het instrument gebruiken en configureren zoals hij wil.
Externe representaties en gedeeld begrip
Kennismanagement is gericht op het vergroten van het vermogen van kenniswerkers om kennis-intensieve taken te verrichten. Het doel is dus het begrijpen van de problemen die zich voordoen. Een belangrijk aspect van kennismanagemet is het scheppen van artefacten die kennis externaliseren. Dit is om drie redenen belangrijk:
  • Hierdoor beginnen vage, impliciete conceptualiseringen van een idee te veranderen in een meer expliciete representatie.
  • Het artefact biedt middelen voor anderen om mee te interacteren, op te reageren, en voort te bouwen op het geëxternaliseerde ideeën.
  • Het artefact biedt een kans om een gemeenschappelijke taal voor een begrip te creëren.
Externe representatie concentreert de discussie op relevante aspecten van de inkadering (framing) en begrip van het probleem dat bestudeerd wordt, zoals verborgen houdingen, waarden en perspectieven.

Externe representaties hebben de volgende functies:

  1. Zij bieden een geheugensteun.
  2. Zij kunnen informatie bieden die direct waargenomen en gebruikt kan worden zonder interpretatie en expliciete formulering.
  3. Zij kunnen cognitief gedrag verankeren en structureren. Dat gebeurt vooral in de mate dat de externe representatie wordt gematerialiseerd in fysieke structuren en artefacten.
  4. Zij kunnen de aard van de taak veranderen gezien vanuit het perspectief van de probleemoplosser: adekwate externalisatie van representatie maakt taken vaak makkelijker.
  5. Zij zijn een onmisbaar onderdeel van het representationele systeem van elke gedistribueerde cognitieve taak.

Index Kennisproces en ontologieën

Kennis-elementen versus documenten
Alle KM-software die tegenwoordig op de markt wordt gebracht is op een of andere manier gericht op het structurering van de bedrijfsspecifieke kennis- en informatie. Het nadeel van de op documenten gerichte koers van KM is dat de stappen van het kennisproces - creëren, importeren, verzamelen, ontsluiten en gebruiken - nauwelijks aan elkaar verbonden zijn. Door introductie van ontologieën kunnen we de document-gerichte aanpak van kennismanagement achter ons laten en op zoek gaan naar een inhoud-gerichte visie, waar kennis-elementen met elkaar worden verbonden, gecombineerd en gebruikt.

Het doel daarvan is het ontwikkelen van intelligente ondersteuningssystemen die het mogelijk maken om heterogene domeinkennis te representeren, analyseren, ondervragen, delen en hergebruiken. Deze ondersteuningssystemen moeten aan verschillende eisen voldoen:

  1. Zij moeten heterogene schema's vangen die zijn samengesteld uit diverse categorieën concepten (entiteiten, relaties, processen, stromen, objectklassen) binnen het kader van een beschrijvingslogica (of ontologie).
  2. Zij moeten een gebruiksvriendelijke interface hebben die de onderliggende complexiteit van formele kennisrepresentatie en redenatie verbergt waardoor analysten in staat zijn hun gebruikelijke concepten, methodologieën en aantekeningen te behouden.
  3. Zij moeten gespecialiseerde deducties (consistentie check, explicitering van verborgen kennis, antwoorden op zoekopdrachten) leveren voor onderscheiden categorieën concepten (entiteiten, processen enz.).
  4. Zij moeten modulair kunnen worden uitgebreid om mogelijkheden te bieden voor bijvoorbeeld andere soorten van gespecialiseerde redenatiediensten, schema-integratie, ontwikkeling van domeinontologieën.

Domeinspecifieke ontologie
Een domeinspecifieke ontologie is een middel voor het realiseren een precieze basis voor het communiceren van bedrijfsspecifieke kennis. Zij is dus een essentiële bouwsteen van het semantisch bedrijfsweb. Een domeinspecifieke ontologie speelt een cruciale rol in het streven om bedrijfsspecifieke kennis zodanig te verwerken en te delen dat het door computerprogramma's ondersteund kan worden.

Een domeinspecifieke ontologie is een classificatiesysteem van de begrippen (entiteiten, relaties, processen, stromen, objectklassen) binnen een bepaalde onderneming. Het is een soort neutrale proto-theorie die aangeeft welke elementen binnen een bepaald bedrijf of bedrijfstak bestaan en hoe die elementen aan elkaar gerelateerd kunnen worden. Meer in het bijzonder wordt een domeinspecifieke ontologieën gedefinieerd als een representatie van gedeelde conceptualisering van een specifieke onderneming of bedrijfstak. Een domeinspecifieke ontologie biedt steun bij het integreren van heterogene en gedistribueerde informatiebronnen.

De ontologie die het semantische bedrijfsweb mogelijk maakt is een formele conceptualisering van specifieke domeinen die gedeeld worden tussen mensen en/of applicatiesystemen. Zo'n domein-ontologie vormt tevens de ruggegraad van het management van metadata omdat zij de weg plaveien voor de semi-automatische semantische annotatie van webpagina's alsmede voor extractie van informatie uit webbronnen.

Een ontologie bevat meestal een hiërarchische beschrijving van belangrijke concepten in een domein, en beschrijft cruciale eigenschappen van elk concept middels een waarde-kenmerk mechanisme. Bovendien kunnen de relaties tussen concepten worden beschreven door aanvullende logische zinnen. Tenslotte worden aan individuen in het betreffende domein een of meer concepten toegewezen die zij hun juiste type moeten geven.

Een ontologie biedt een gedeeld en gemeenschappelijk begrip van het domein waarover tussen mensen en toepassingssystemen gecommuniceerd wordt. De naamgeving binnen documentschema's is van groot belang, vooral bij uitwisseling van ongestructureerde informatie.

De grootste beperking van het WWW als platform voor open uitwisseling van informatie is dat het op dit moment nog niet mogelijk is om gegevens uit het ene systeem naar een ander systeem te transfereren. Door de nieuwe uitwisselingstaal XML wordt het in de nabije toekomst wel mogelijk om gegevens tussen systemen uit te wisselen.

Voor elektronische handel ('e-commerce') is de ontwikkeling van het semantisch web van groot belang. Een van de meest cruciale problemen is het integreren van heterogene en gedistribueerde productbeschrijvingen. Bij leveranciers en verkopers van online producten en diensten bestaat meestal geen concensus over de producten en diensten die tot een domein behoren, hoe zij beschreven kunnen worden en wat de structuur moet zijn van een productcatalogus. Een ontologie voor het domein van elektronische handel komt dus primair tot stand door het bouwen aan een gemeenschappelijke productcatalogus die voor alle zoekacties en transacties gebruikt kan worden.

Er zijn diverse initiatieven genomen om ontologieën te construeren waarmee de elektronische handel gemedieerd en dus geordend kan worden [Dieter Fensel]. Deze ontologieën maken een semantiek van gegevens mogelijk die door machines verwerkt kunnen worden. Op basis zo'n infrastructuur van betekenisvolle gegevens kunnen volledig nieuwe soorten geautomatiseerde diensten worden geënt. Intelligente software hulpjes kunnen relatief zelfstandig het hele internet afzoeken naar producten en diensten waar de gebruiker belangstelling voor heeft, zij kunnen prijzen vergelijken en sugggesties doen, zij kunnen coalities van kopers en verkopers vormen, zij kunnen onderhandelen over producten en prijzen, of helpen om producten en diensten zo te configureren dat zij voldoen aan de door de gebruikers gespecificeerde vereisten.

Index Referenties

  1. KennisMangement (SocioSite)
    Een overzicht van online bronnen over kennismangement.

  2. Abecker, A. et al. [1998]
    Toward a Technology for Organizational Memories.
    IEEE Intelligent Systems, 13(3): 40-8, May/June 1998.

  3. Bukowitz, W. / Williams, R. [1999]
    Knowledge Management Fieldbook.
    Old Tappan, N.J.: Prentice-Hall.

  4. Dieng, R. et al. [1999]
    Methods and Tools for Corporate Knowledge Management.
    In: International Journal of Human-Computer Studies, 51(3): 567-98.

  5. Harvard Business Review on Knowledge Management [1998]
    Cambridge, Mass.: Harvard Business School Press.

  6. Jacobs, Dany [1999]
    Het Kennisoffensief: slim concurreren in de kenniseconomie.
    Alphen aan de Rijn: Samsom Bedrijfsinformatie.

  7. Liebowitz, J. / Wilcox, L. [1997]
    Knowledge Management and Its Integrative Elements.
    Boca Raton, Fla.: CRC Press.

  8. Nonaka, Ikujiro / Takeuchi, Hirotaka [1997]
    The Knowledge-Creating Company. How JApanese Companies create the Dynamics of Innovation.
    New York; Oxford University Press.
    [Nederlandse vertaling: De Kenniscreërende onderneming. Schiedam: Scriptum Books.]

  9. Schreiber, G. et al. [2000]
    Knowledge Engineering and Management.
    Cambridge, Mass.: MIT Press.

  10. Spek, Rob van der / Spijkervet, André [1997]
    Kennismanagement: Intelligent omgaan met kennis.
    Utrecht: Kenniscentrum CIBIT.

  11. Weggeman, Mathieu [1997]
    Kennismanagement: Inrichting en besturing van kennisintensieve organisaties.
    Schiedam: Scriptum.

  12. Wiig, Karl [1993]
    Knowledge Management Foundation: Thinking about Thinking - How Organizations Create, Represent and Use Knowledge.
    Schema Press.

  13. Wiig, Karl [1994]
    Knowledge Management: The Central Management Focus for Intelligent-Acting Organizations.
    Schema Press.

  14. Wiig, Karl [1995]
    Knowledge Management Methods: Practical Approaches to Managing Knowledge.
    Schema Press.

Index


Home Onderwerpen Zoek Over ons Doneer Contact

20 September, 2013
Eerst gepubliceerd: Augustus, 2001